FILE THÔNG TIN CHÍNH - Nguồn Dữ Liệu Duy Nhất

QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG CHI TIẾT

QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG - HẰNG THỰC HIỆN

QUY TRÌNH CHI TIẾT HÀNG NGÀY & HẰNG TUẦN CỦA HẰNG

CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY 30-45 phút

1. Trong ngày (8:00-8:15):
   • Kiểm tra email, tin nhắn từ NCC về đơn hàng
   • Xem CONSOLE: Có đơn nào cần theo dõi giao hàng không?
   • Kiểm tra lịch giao hàng trong ngày
2. Xử lý nhập/xuất kho (suốt ngày):
   • Khi có nhập hàng: Kiểm tra chất lượng, số lượng → Nhập Sheet 1 ngay
   • Khi xuất hàng (bán, chuyển kho): Xuất Sheet 1 trong vòng 2 giờ
   • Lưu chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu xuất)
3. Cuối ngày (16:30-17:00):
   • Cập nhật doanh số bán hàng vào Sheet 1
   • Đối chiếu số liệu bán hàng với bộ phận kinh doanh
   • Kiểm tra nhanh tồn kho các mặt hàng quan trọng
   • Chuẩn bị danh sách cần đặt hàng cho ngày mai (nếu có)

CÔNG VIỆC HÀNG TUẦN Thứ 2 & Thứ 5

1. Thứ 2 hàng tuần (Kiểm kê Hàng A - 9:00-10:00):
   • In danh sách tồn kho Hàng A từ Sheet 1
   • Thực đếm toàn bộ Hàng A trong kho
   • Nhập kết quả vào Sheet 3 - Biên bản kiểm kê
   • Báo cáo ngay cho Thủy nếu chênh lệch lớn (>5% hoặc sai số lượng lớn)
2. Thứ 5 hàng tuần (Kiểm kê Hàng B - 9:00-9:30):
   • In dan sách tồn kho Hàng B từ Sheet 1
   • Thực đếm Hàng B
   • Nhập kết quả vào Sheet 3
3. Chuẩn bị cho họp tuần (Thứ 6 - 16:00-16:15):
   • Tổng hợp các vấn đề phát sinh trong tuần
   • Chuẩn bị đề xuất cải tiến (nếu có)
   • Kiểm tra lại toàn bộ số liệu đã cập nhật

CÔNG VIỆC ĐỊNH KỲ (Theo Sheet 3)

1. Hàng tháng (Ngày 25 hàng tháng):
   • Kiểm kê toàn bộ Hàng C
   • Vệ sinh, sắp xếp lại kho
   • Kiểm tra hàng hết hạn, hàng lỗi thời
   • Lập danh sách hàng cần thanh lý/xử lý
2. Hàng quý (Cuối mỗi quý):
   • Kiểm kê toàn kho (A+B+C)
   • Đối chiếu tổng thể với Thủy
   • Đề xuất điều chỉnh mức tồn kho tối thiểu/tối đa
3. Khi có yêu cầu đột xuất:
   • Kiểm kê theo yêu cầu của Thủy
   • Hỗ trợ đối chiếu với kế toán (nếu cần)
   • Tiếp nhận và xử lý hàng đổi/trả từ khách

PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

QUY TRÌNH CHI TIẾT CHO THỦY (KIỂM SOÁT)

CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY 15-20 phút

1. Kiểm tra ĐẶT HÀNG: Duyệt các đề xuất đặt hàng mới. Hỏi: "Tại sao cần đặt? Có dựa trên tồn kho tối thiểu không?"
2. Xem công nợ đến hạn: Kiểm tra các đơn hàng sắp đến hạn thanh toán trên ĐẶT HÀNG. Lên kế hoạch chi tiêu.
3. Giám sát Sheet 1: Xem nhanh các mặt hàng tồn thấp (dưới mức an toàn) và tồn cao bất thường.
4. Xử lý bất thường: Giải quyết ngay các vấn đề Hằng báo cáo (chênh lệch lớn, hàng hỏng...).

CÔNG VIỆC HÀNG TUẦN 30-45 phút

1. Đối chiếu kiểm kê: Xem Biên bản kiểm kê của phần "KIỂM KÊ" trong ĐẶT HÀNG. Tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch. Tự tay sửa số tồn trên Sheet 1 nếu cần.
2. Đối chiếu chuỗi đơn hàng: Chọn ngẫu nhiên 1-2 đơn hàng, kiểm tra tính liên kết: Đơn đặt (Sheet 2) ↔ Nhập kho (Sheet 1) ↔ Công nợ (Sheet 2).
3. Tổng kết công nợ: Cập nhật bảng tổng công nợ, đối chiếu với sao kê ngân hàng nếu có.
4. Trao đổi với Hằng: Hỏi về quy trình, đề xuất cải tiến, không chỉ hỏi về số liệu.

CÔNG VIỆC ĐỊNH KỲ Hàng tháng/quý

1. Phân tích tồn kho: Hàng nào ứ đọng lâu? Cần chiến dịch xả hàng? Điều chỉnh mức tồn tối thiểu/tối đa.
2. Đánh giá NCC: Dựa trên Sheet 2, đánh giá NCC nào giao hàng đúng hạn, chất lượng tốt, giá cả hợp lý.
3. Rà soát quy trình: Có bước nào thừa/thiếu? File có cần điều chỉnh gì không? Đào tạo bổ sung cho Hằng nếu cần.
4. Lập kế hoạch tài chính: Dự báo nhu cầu thanh toán công nợ cho tháng tới.

HỌP TUẦN - 30-45 PHÚT

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

NGUYÊN TẮC VẬN HÀNH